Errori nella fattura elettronica, come rimediare e non farli più

Il passaggio alla fatturazione elettronica, il nuovo sistema di creazione delle fatture in formato digitale e di invio al Sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate (SDI), non deve per forza essere traumatico. Non c’è bisogno di entrare nel panico nemmeno se, muovendo i primi passi nel mondo dell'amministrazione digitale, dovessi incappare in errori dovuti all'inesperienza o alla semplice distrazione. Il rimedio c’è, ma fai attenzione: una fattura elettronica sbagliata non va presa sottogamba, e per evitare sanzioni devi sapere esattamente cosa fare.

Errori fattura elettronica: come correggerli dopo l'invio all’SDI

Partiamo dalle basi: la fattura elettronica va compilata e quindi emessa entro e non oltre 12 giorni dalla prestazione che stai fatturando. Nel caso peggiore, ovvero ti sei accorto che hai commesso un errore di compilazione dopo averla inviata al Sistema di interscambio, l'unico modo per rimediare è una noiosa e complessa trafila burocratica. Per risolvere il problema, infatti, dovrai inviare un altro documento che si chiama “nota di credito elettronica”, indicando nella causale la specifica dell'errore commesso.

Può succedere che tu non ti accorga dell’errore: se ne accorgerà però l’Agenzia delle entrate, che rigetterà la fattura. A quel punto avrai solo 5 giorni per mandare la nota di credito elettronica e rimediare, pena una sanzione amministrativa.
Una fattura emessa ed inviata all’SDI non è più modificabile: dopo l'invio della nota di credito molto spesso va poi creata e inviata una nuova fattura elettronica.

Contestualmente, dovrai ricordarti di avvisare il cliente.

Fattura elettronica sbagliata: prevenire si può

Per evitare gli errori nella compilazione delle fatture elettroniche servono metodo e strumenti adeguati.

Prevenirli diventa più semplice se:

1. il tuo software di fatturazione elettronica ti consente di salvare anagrafiche e specifiche dei tuoi clienti e fornitori
   
   Questo ti consentirà di inserirle al momento della compilazione dell'e-fattura in maniera automatica e veloce, scampando i classici rischi del copia-e-incolla. Un software che registra l’anagrafica ti aiuta anche a tenere i dati dei tuoi clienti sempre aggiornati, evitando di riportare informazioni ormai obsolete nelle nuove fatture.
2. il software consente anche di “clonare” le fatture
   
   Questa funzionalità è molto utile nel caso di fatture frequenti agli stessi destinatari. Un piccolo trucco che ti evita di creare ogni volta un documento da compilare ex novo: duplicando una fattura già emessa, puoi mantenere le stesse specifiche e cambiare solo le informazioni che vanno aggiornate, come la data e gli importi. Anche questo è un modo furbo per ridurre il margine di errore.

Cosa fare in caso di errori nella fattura elettronica

Come abbiamo detto, se il Sistema di Interscambio rileva inesattezze nella fattura, la rigetterà e avrai solo 5 giorni per attivare le procedure di annullamento e correzione riportate all’inizio di questo articolo. Per evitare sanzioni, la tempestività è d’obbligo.

La tecnologia può venirti in aiuto: alcune app di fatturazione elettronica, ad esempio, ti agevolano inviando una notifica push istantanea sul cellulare appena il Sistema di Interscambio rigetta la fattura. Verifica se il tuo fornitore offre questo servizio, utilissimo per attivarsi in tempo.

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