Fattura elettronica obbligatoria: novità e dritte per le partite IVA

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica non è più una semplice alternativa. Chi ha l'obbligo dell'e-fattura deve mettersi in pari e abbracciare un modo tutto nuovo di intendere la fatturazione, la produzione e l'archiviazione dei documenti contabili, pena strigliate e pesanti sanzioni da parte dell'Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica: chi è obbligato e chi è esente

Smetti di chiedere chi deve emettere la fattura elettronica: faresti prima a chiederti chi NON è tenuto ad emetterla! Da gennaio 2019 la norma ha incluso tutti gli scambi tra privati, quindi detentori di partita Iva, commercianti, liberi professionisti, artigiani, consulenti, distributori di carburanti, fornitori di servizi.

Oggi per fare business devi restare al passo e risparmiare carta.

Gli esonerati dalla fattura elettronica appartengono a pochissime categorie:

• Medici, farmacisti e operatori sanitari
• Piccoli produttori agricoli
• Chi opera in regime fiscale di vantaggio
• Chi opera in regime forfettario
• Società sportive dilettantistiche
• Chi non è residente in Italia.

Fattura elettronica: formato autorizzato, modalità di invio, cosa fare in caso di errori

La fattura elettronica è, molto semplicemente, un file che ha lo stesso aspetto delle fatture cartacee, ma che per essere a norma deve essere salvato e trasmesso in un formato digitale specifico chiamato XML. Per creare e inviare fatture elettroniche serve un software, collegato al Sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate (SDI) tramite un canale autorizzato. Questo perché, lo ricordiamo, le fatture stampate sono ormai ufficialmente fuorilegge! Per essere a norma, l’invio della fatture deve essere esclusivamente telematico e, da gennaio 2019, effettuato entro 12 giorni dalla data in cui è stata effettuata la prestazione.

Altra cosa importantissima da sapere: se ci sono errori e il Sistema di Interscambio rigetta la fattura, la correzione va effettuata e inoltrata entro 5 giorni. Nel 99% dei casi gli errori riguardano i dati anagrafici o societari di chi emette o riceve la fattura.

Consiglio smart: i software di fatturazione elettronica più avanzati hanno funzionalità di gestione dell’anagrafica e ti notificano tempestivamente la presenza di errori: questo ti permette di prevenirli, o al limite di correggerli in tempo ed evitare sanzioni. Tienilo a mente quando arriva il momento di scegliere il tuo.

POS obbligatorio anche per i professionisti: potrebbe riguardare anche te!

Sapevi che dal 2020 - sì, manca pochissimo! - tutti i detentori di partita Iva avranno anche l'obbligo di avere un POS (il dispositivo elettronico per il pagamento tramite carte di credito/debito)?

Ti conviene giocare d'anticipo e scegliere un software di fatturazione elettronica che sia collegato direttamente anche agli attualissimi SmartPOS. In questo modo potrai gestire pagamento e fattura elettronica con un solo gesto, risparmiando tempo e guadagnando in efficienza. Se non sai come funzionano POS e SmartPOS, chiedi informazioni alla tua banca.

Come scegliere il software di fatturazione elettronica

Fino a ieri, per creare ed emettere una fattura dovevi possedere uno strumento gestionale complicato, “da commercialista”, oppure dovevi predisporre il documento con un programma di videoscrittura, esportarlo in un formato non modificabile, eventualmente stamparlo e recapitarlo al destinatario. In altre parole, dovevi perdere un sacco di tempo.

In linea di principio, l’e-fattura potrebbe semplificare alcuni di questi passaggi, anche solo per il fatto che non va mai stampata (come dicevamo, è obbligatorio inviarla per via telematica). Se però il programma di fatturazione elettronica non ti aiuta, perché è l’adattamento di un gestionale “vecchio stampo” e non è pensato per l’uso da parte dei comuni mortali, sarai comunque costretto a imparare a usare un nuovo strumento e abituarti a una nuova routine (ergo, rischi di doverti scervellare parecchio).

Con un software smart, invece, compilare l’e-fattura e trasmetterla all’Agenzia delle Entrate è questione di pochi click. Quando arriva il momento di scegliere il servizio di fatturazione elettronica da usare, prenditi il tempo per testarlo e fare una scelta ponderata.

Il tuo tempo è denaro, multe e sanzioni non sono un'opzione.

Tra le funzioni must-have di una soluzione per la gestione della fatturazione elettronica ci sono sicuramente:

• La semplicità e l'intuitività dell'interfaccia. Questo è il primo aspetto da valutare. Lo strumento per creare, emettere e conservare le tue e-fatture a norma di legge sarà il tuo pane quotidiano, e la facilità d’uso non va trascurata. A parte conservare le fatture a norma e gestire i tuoi dati e quelli di clienti e fornitori, il software di fatturazione elettronica non deve complicarti la vita e la gestione amministrativa. Scegli una soluzione che ti fa risparmiare tempo e ti evita errori nella compilazione delle fatture.
• L’approccio mobile-first. I software progettati come app native per smartphone o tablet sono da preferire, perché solitamente garantiscono un’esperienza d’uso migliore e più veloce: questo è un grosso vantaggio, specie se sei un libero professionista e devi fare fatture in movimento, o se gestisci un’attività come un negozio o un ristorante e i tuoi clienti vanno di fretta. Tu non hai sicuramente tempo da perdere, nessuno ha voglia di aspettare troppo a lungo la sua fattura, tu non sei un fiscalista e non hai certo voglia di impazzire davanti ad un gestionale. Le app di fatturazione elettronica si possono usare anche nella versione desktop, ma danno il loro meglio sui dispositivi mobili e ti permettono di emettere, ricevere e verificare le fatture ovunque tu sia, letteralmente con un dito.
• Un'assistenza tecnica dedicata. Problemi con la fatturazione comportano problemi con l'Agenzia delle entrate, che possono tradursi in sanzioni e penali salatissime. Quando si tratta del tuo business non puoi accontentarti di una voce registrata, di inviare una segnalazione a un generico indirizzo di posta elettronica o, peggio, di aprire un ticket che potrebbe essere evaso in tempi biblici; eppure questo è quello che spesso succede, anche con i fornitori di servizi più noti e blasonati. Scegli un software di fatturazione elettronica con un servizio di assistenza “umano” e competente, in grado di rispondere ai tuoi dubbi e di risolvere eventuali problemi nel più breve tempo possibile.

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