Fatturazione elettronica, i 5 pregi dei software più smart

Se stai per aprire una partita IVA e lanciare un nuovo business sul mercato, certamente sarai alle prese con la scelta del software di fatturazione elettronica migliore. Le opzioni sono tante e probabilmente ti sembrano tutte uguali; le differenze però ci sono, e saperle riconoscere ti eviterà un sacco di problemi.

Abbiamo creato una wishlist con i 5 must-have di una soluzione di fatturazione elettronica. Sono cose che non tutti i software fanno, ma che distinguono i servizi più “smart” dai gestionali che non stanno al passo con le esigenze degli utenti.

Tienile in considerazione quando cominci a confrontare servizi e prezzi: nel lungo periodo, saper riconoscere le funzioni realmente utili ti farà risparmiare tempo, energie e denaro.

1. Puoi usarla dappertutto, senza manuale di istruzioni
   
   Un requisito da non dare affatto per scontato: tutti ti diranno di averlo, ma possono vantarlo soprattutto i servizi mobile-first, ovvero quelli progettati per gestire la fatturazione elettronica tramite un’app per smartphone e tablet. Che un servizio sia pensato e sviluppato appositamente per un essere usato in mobilità, anche con il solo pollice della mano, la dice lunga sulla sua facilità di utilizzo (e non esclude, ovviamente, che lo stesso sia utilizzabile da un computer fisso o portatile, con mouse e tastiera). Il contrario non è sempre vero: quando i “vecchi” software di fatturazione elettronica vengono tradotti in versione mobile qualche piccola forzatura di solito c’è, anche solo per il fatto che gestionali come Zucchetti rispondevano in origine alle esigenze dei commercialisti, ovvero di un target di “addetti ai lavori” a cui certe procedure non dovevano essere spiegate.
   Le app hanno virtù più moderne, sono usabili senza bisogno di competenze tecniche o fiscali e ti daranno la possibilità di fatturare in maniera semplice, veloce ma anche estremamente precisa ovunque tu sia.
2. Ti consente di gestire anche il prima e il dopo-fattura
   
   Sicuramente quello che ti serve è emettere fatture elettroniche per i tuoi clienti, ovvero documenti ufficiali che passeranno al vaglio dell'Agenzia delle Entrate. Ma prima di quello, è altamente probabile che tu abbia bisogno di mandare un preventivo o una pro forma agli stessi destinatari. Creare i documenti che precedono la fattura elettronica con un altro programma, come quelli di videoscrittura, ti fa fare passaggi in più e perdere tempo prezioso: un software davvero smart non si limita a svolgere una funzione, ma ti aiuta a gestire il lavoro in modo efficiente e ti fa elaborare preventivi e fatture pro forma professionali, permettendoti di personalizzarli con un logo e un’intestazione personalizzata. Il software sarà ancora più efficiente se ti fa salvare i dati anagrafici in pochi click: una volta espletati questi passaggi e ricevuta l'approvazione dal tuo potenziale cliente o fornitore, trasformare il preventivo in e-fattura o emettere una nuova fattura per un cliente già registrato sarà un gioco da ragazzi.
3. Se hai un problema, ti risponde velocemente e con una voce umana
   
   Quanto è frustrante oggi mettersi in contatto con un servizio di assistenza tecnica? Voci registrate, segreterie ed e-mail a cui viene data risposta soltanto dopo giorni di estenuante attesa sono spesso la norma: a volte il tuo business rimane in stallo e cominci già a contare i danni, ma nessuno ha ancora preso in carico la tua segnalazione. Anche grandi aziende hanno optato per sistemi automatici di customer care, sistemi che non sempre sono efficaci nella risoluzione dei problemi e nel supporto al cliente. Questo scenario non è proprio il più allettante, soprattutto se stai per avviare una nuova attività e non sai da dove iniziare. Assicurati che il servizio di fatturazione elettronica che sceglierai sia dotato di un servizio di assistenza dedicato, e che tu possa contare su un supporto umano e professionale in caso di dubbi o difficoltà.
4. Se nella fattura elettronica ci sono errori, ti aiuta a correggerli tempestivamente
   
   Tutti sbagliamo, e non sempre ce ne accorgiamo immediatamente; quando compili una fattura elettronica, rilevare subito l’errore è particolarmente importante. I software più avanzati ti vengono in soccorso con una funzione che notifica immediatamente gli errori di compilazione delle fatture: un avviso istantaneo ti dice se ci sono inesattezze, così da darti la possibilità di correggere in autonomia i dati che più frequentemente risultano errati, rimediare e non incorrere in sanzioni. Le piattaforme più performanti e user-friendly, inoltre, hanno sviluppato una funzione che “clona” il documento, utilissima nel caso tu emetta molte e-fatture a clienti o fornitori ricorrenti. In altre parole, non dovrai compilare ogni volta la fattura ex novo: il software recupera automaticamente l'anagrafica del destinatario e a te basta cambiare piccoli dettagli, come la data o l’importo.
5. Ti avvisa in anticipo se un cliente è a rischio insolvenza
   
   Se la fattura che emetti ha molti zeri - speriamo! - o se la tua attività attraversa un momento in cui evitare sgradevoli sorprese è la priorità, avere un grillo parlante che ti mette in guardia dal pericolo di un mancato pagamento è una risorsa preziosissima. Quando sceglierai il software per la fatturazione elettronica, verifica se l'applicazione che ti convince di più ha tra le sue funzioni quella del Risk Management: questo strumento, connettendosi a banche dati specializzate, misura in tempo reale l'affidabilità finanziaria e la solvibilità dei tuoi clienti. Lo utilizzano anche gli istituti finanziari, ti aiuta a prevenire i problemi di liquidità e ti evita di ricorrere al recupero crediti.

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