Cosa si intende per e-procurement

Con electronic public procurement si indica la digitalizzazione dei processi di approvvigionamento di beni e servizi delle pubbliche amministrazioni che è uno dei principali driver delle politiche della Commissione Europea; l’obiettivo, nel medio periodo, è quello di digitalizzare l’intero processo di approvvigionamento delle pubbliche amministrazioni non solo nella fase di post aggiudicazione, ma anche a partire dalla pubblicazione dei bandi pubblici. La legge di bilancio 2018 prevedeva che l'esecuzione (ossia i documenti di trasporto, gli stati di avanzamento lavori e gli altri documenti utilizzati nella fase di svolgimento dell'obbligazione) degli acquisti di beni e servizi della pubblica amministrazione (PA) devono essere effettuate in forma elettronica. A tal fine, sono stati e saranno adottati appositi regolamenti volti a disciplinare le modalità tecniche e le date di entrata in vigore dell’obbligo di invio in forma elettronica della predetta documentazione.

Norme in vigore sui documenti amministrativi digitali

Il processo legislativo era già cominciato nel 2014 con la fatturazione elettronica obbligatoria nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, e proseguito fra il 2020 e il 2021 con la norma vigente sugli ordini elettronici per gli Enti della Sanità pubblica. A livello nazionale quindi si attende che il Legislatore estenda l’obbligatorietà della gestione elettronica anche ad altri settori della pubblica amministrazione o anche al processo di esecuzione (DDT). In questo approfondimento vedremo che la regione Emilia-Romagna presenta delle eccezioni.

Cos’è il Documento di gara unico europeo (DGUE)

Nell’ambito delle fasi di pre-aggiudicazione, è degno di nota il DGUE, modello unico autodichiarativo per la partecipazione alle procedure ad evidenza pubblica, che ha la finalità di semplificare e ridurre gli oneri amministrativi che gravano sulle amministrazioni aggiudicatrici, sugli enti aggiudicatori e sugli operatori economici. Il nuovo Codice Appalti mantiene l’obbligo di presentazione del documento di gara unico europeo, in formato elettronico, da parte dell’operatore economico che può così autocertificare il possesso dei requisiti per la partecipazione a gare d’appalto. Per le aziende che operano con Enti della regione Emilia-Romagna è disponibile una Guida per la presentazione del DGUE. In generale è possibile utilizzare il Servizio di compilazione e riutilizzo del DGUE.

Gli Enti pubblici dell’Emilia-Romagna

L’Emilia-Romagna ha accelerato il processo normativo relativo alla PA, con l’istituzione dell’Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici della Regione, Intercent-ER, che ha dematerializzato tutte le fasi del processo di acquisto. Per quanto riguarda la fase di Post-Aggiudicazione, che corrisponde al cosiddetto ciclo dell’ordine, sono stati adottati standard e procedure differenti dal resto d’Italia: assicurando lo scambio di documenti conformi sia agli standard nazionali sia a quelli europei. Infatti Intercent-ER ha aderito al progetto Peppol, è fornitore dei servizi di Access Point (AP) e di Service Metadata Publisher (SMP). e funge da Intermediario qualificato SdI e NSO. Pertanto tutti i documenti gestiti dalla Pubblica Amministrazione della regione Emilia-Romagna, transitano sulla rete eDelivery ed hanno il formato Peppol BIS (Business Interoperability Specifications), tramite Intercent-ER che:

• invia e riceve le fatture verso/da il Sistema di Interscambio in qualità di “intermediario della pubblica amministrazione”, interfacciandosi direttamente con SdI ed operando le opportune conversioni dal formato Peppol al formato FatturaPA e viceversa, garantendo in tal modo la piena adozione degli standard di fatturazione elettronica europea;
• invia e riceve gli ordini verso il Nodo Smistamento Ordini in qualità di “intermediario della pubblica amministrazione”, interfacciandosi con NSO del Ministero dell’Economia e delle Finanze. La trasmissione verrà effettuata tramite rete Peppol ed in conformità con le specifiche tecniche del Nodo Smistamento Ordini;
• gestisce i documenti di trasporto (DDT) in totale applicazione dello standard Peppol;
• riceve fatture elettroniche anche da fornitori esteri;

Erogare servizi alle PA della regione Emilia-Romagna

L’operatore economico deve attrezzarsi per poter ricevere l’ordine elettronico, come nel resto d’Italia, solo che lo standard non è NSO, ma Peppol. Il formato del file XML è lo stesso, ma il protocollo di trasmissione/ricezione è diverso. La fattura relativa può essere trasmessa a SdI nel formato fatturaPA, in quanto è Intercent-ER che garantisce la corrispondenza con lo standard Peppol adottato dalle pubbliche amministrazioni dell’Emilia-Romagna. Quindi mentre per emettere fattura è sufficiente un sistema di fatturazione elettronica standard, utilizzato per qualsiasi altro cliente, per ricevere l’ordine da una PA dell’Emilia-Romagna è necessario:

1. registrarsi sulla rete Peppol tramite contratto con un intermediario che sia Access Point certificato ed abilitato alla ricezione di ordini Peppol;
2. comunicare all’Ente il proprio Participant id Peppol, che viene censito dal service provider scelto, ed utilizzato dal cliente come indirizzo elettronico del destinatario dei documenti;
3. un’interfaccia per la visualizzazione dell’ordine elettronico o un’integrazione per importarlo sul proprio gestionale;

Vendere beni alle PA della regione Emilia-Romagna

L’operatore economico deve attrezzarsi per poter ricevere l’ordine elettronico, come nel resto d’Italia, solo che lo standard non è NSO, ma Peppol. Il formato del file XML è lo stesso, ma il protocollo di trasmissione/ricezione è diverso. La fattura relativa può essere trasmessa a SdI nel formato fatturaPA, in quanto è Intercent-ER che garantisce la corrispondenza con lo standard Peppol adottato dalle pubbliche amministrazioni dell’Emilia-Romagna. Quindi mentre per emettere fattura è sufficiente un sistema di fatturazione elettronica standard, utilizzato per qualsiasi altro cliente, per ricevere l’ordine da una PA dell’Emilia-Romagna è necessario:

1. registrarsi sulla rete Peppol tramite contratto con un intermediario che sia Access Point certificato ed abilitato alla ricezione di ordini Peppol;
2. comunicare all’Ente il proprio Participant id Peppol, che viene censito dal service provider scelto, ed utilizzato dal cliente come indirizzo elettronico del destinatario dei documenti;
3. un’interfaccia per la visualizzazione degli ordini elettronici ricevuti o un’integrazione per importarli sul proprio gestionale.
Nel caso di fornitura di beni ad un Ente pubblico dell’Emilia-Romagna servono anche gli strumenti necessari per inviare DDT digitali ai propri clienti, secondo lo standard Peppol:
4. una rubrica per censire i Participant ID Peppol degli Enti clienti a cui indirizzare i DDT;
5. un editor per la compilazione online, o un’integrazione per esportarlo dal proprio gestionale;
6. l’abilitazione dell’Access Point all’invio dei DDT in formato Peppol ed alla ricezione delle notifiche di acknowledgement.