Quando è necessario emettere una fattura Peppol

L’unico obbligo certo di un’azienda italiana che vende i propri prodotti/servizi a clienti esteri è quello di comunicare l’operazione al fisco, trasmettendo al Sistema di Interscambio (SdI) la fattura in formato fatturaPA. Ovviamente la fattura non viene recapitata telematicamente, pertanto il cedente/prestatore deve necessariamente produrre una copia (cartacea o digitale in PDF) da consegnare al cessionario/committente.
Esistono di fatto adempimenti aggiuntivi, che anche se non sono proprio obblighi di legge del paese estero, vengono richiesti dal cliente per regolare il processo di vendita. È il caso per esempio della Croazia, in cui non sono poche le aziende che richiedono la trasmissione della fattura elettronica in formato UBL via Peppol, a fronte di acquisti di beni e servizi da aziende italiane, anche se ad oggi in Croazia la fattura elettronica è obbligatoria solo per le transazioni B2G (cioè verso la pubblica amministrazione). Una panoramica a livello internazionale è disponibile più avanti.
Spesso questa condizione viene specificata negli accordi commerciali, che potrebbe arrivare anche come ordine elettronico in formato UBL via Peppol ed inoltre prevedere la trasmissione di un DDT digitale (in caso di vendita di beni), analogamente a quanto avviene nella vendita di prodotti e servizi alla PA dell’Emilia-Romagna, Ecco perché conviene attrezzarsi per poter ricevere e trasmettere documenti UBL via Peppol, anche se è un protocollo al momento quasi non utilizzato per le operazioni nazionali.

Come emettere una fattura Peppol

Per potere emettere una fattura ad un cliente estero attraverso Peppol, è necessario dotarsi di:

1. una rubrica per censire i Participant ID Peppol dei clienti a cui indirizzare le fatture;
2. un editor per la compilazione online della fattura in formato UBL, o un’integrazione per esportare la fattura dal proprio gestionale;
3. un contratto con un Access Point abilitato all’invio delle fatture su Peppol ed alla ricezione delle notifiche di acknowledgement.

Come gestire le fatture dall’estero

Le fatture passive per acquisti da fornitori stranieri sono emesse secondo modalità concordate tra le parti. Anche In questo caso il soggetto passivo italiano, che riceverà una fattura (cartacea, PDF, Peppol) dal suo fornitore estero, deve effettuare comunicazione all’Agenzia, generando un documento elettronico in formato XML e trasmetterlo tramite SdI entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di ricevimento, in tempo utile per poterne tener conto nella liquidazione IVA. In particolare, il tipo documento da trasmettere dovrà essere uno dei seguenti:

• TD17: integrazione/autofattura per acquisto servizi dall’estero;
• TD18: integrazione per acquisto di beni intracomunitari;
• TD19: integrazione/autofattura per acquisto di beni ex articolo 17, comma 2, del Dpr 633/72.

La fatturazione elettronica internazionale

La fatturazione elettronica è un fattore determinante per lo sviluppo del commercio transfrontaliero: in un’economia sempre più globalizzata, semplificare le procedure di emissione, ricezione e conservazione delle fatture da e verso soggetti esteri (privati e pubblici) darebbe un enorme impulso all’economia e favorirebbe lo sviluppo di business in ogni area del globo.

Purtroppo, per le aziende il tema della fatturazione internazionale è anche uno dei più complessi da affrontare, poiché deve tener conto di normative differenti e di diversi percorsi di digitalizzazione attuati dai legislatori dei singoli paesi: non dimentichiamo, infatti, che l’Italia, per via dell’obbligo di fatturazione elettronica B2G e B2B, è un esempio virtuoso a livello internazionale, ma ben pochi paesi e aree geografiche al mondo possono vantare lo stesso livello di digitalizzazione. Sotto questo profilo, siamo più avanti di (quasi) tutti gli altri. Sebbene alcune scelte effettuate in passato ci pongano al di fuori degli standard che si stanno affermando.

Nei paesi in cui la fatturazione elettronica risulta ad oggi essere già presente – in gran parte per i rapporti B2G – sono presenti normative fiscali tra loro eterogenee, dalle quali derivano modelli semantici di fattura differenti, diversi formati, procedure e canali di trasmissione, ricezione, controllo e conservazione digitale. Tutto ciò pone un bel problema sulle aziende che si trovano a gestire rapporti commerciali con l’estero: coordinare il dettato della normativa locale con quello del paese di destinazione, con le policy e le prassi dei vari partner commerciali può essere decisamente complesso e time consuming. L’obiettivo, peraltro piuttosto lontano dal giungere a compimento – quanto meno a livello globale – potrebbe essere l’istituzione di un unico modello di e-fattura internazionale fondata sul concetto di interoperabilità, cosa che peraltro – a un livello geograficamente più limitato – rappresenta una delle grandi sfide del legislatore comunitario, nonché un tassello fondamentale nel cammino verso il mercato unico digitale europeo.

Senza avere la pretesa di fornire una elencazione esaustiva, oltre all’esempio della Croazia citato prima, ci sono molti paesi europei in cui è predominante l’utilizzo di Peppol, come formato e protocollo di trasmissione della fattura elettronica, come la Scandinavia per esempio; ed anche paesi con normative relativamente recenti come il Lussemburgo e il Belgio. Inoltre molti service provider europei stanno cominciando ad affacciarsi a realtà extra-europee di paesi che sono in percorsi più o meno avanzati di adozione dello standard Peppol, come la Malesia, il Giappone, ecc.

La fatturazione elettronica in Europa

Per comprendere l’essenza della Fattura elettronica Europea, è fondamentale partire da una panoramica dell’area. Giungere a una standardizzazione Comunitaria della e-fattura, che “metta d’accordo” 27 mercati nazionali e normative fiscali eterogenee, rappresenterebbe un passo avanti enorme sul fronte della semplificazione dei rapporti commerciali e, quindi, un impulso determinante verso la crescita economica.

Allo stato attuale, però, lo scenario dell’e-fattura nei paesi UE è frammentato, e questo rende complesso per un’azienda affrontare il tema della fatturazione elettronica internazionale, che evidentemente deve tenere conto di normative in continua evoluzione che impongono processi, dati, formati, canali di trasmissione e modalità di conservazione differenti. Per esempio, molti Paesi impongono l’obbligo della e-fattura B2G, mentre in ambito B2B l’Italia è certamente un modello di riferimento per le legislazioni fiscali nazionali.

Dal punto di vista delle aziende che intrattengono rapporti commerciali con reti di clienti, fornitori e PA estere, la conseguenza è la necessità di gestire una forte multicanalità in ingresso e in uscita: oggi, per le aziende è fondamentale poter contare su processi di fatturazione flessibili perché devono gestire fatture in PDF, XML, documenti cartacei, altri formati EDI e utilizzare svariati canali come la posta tradizionale, l’e-mail, il network Peppol, protocolli di trasmissione quali FTPS e portali web nazionali, il tutto a seconda della filiera e della normativa (locale ed estera) cui attenersi.

Oltre agli adempimenti normativi, come già detto, vi sono poi richieste specifiche dell’azienda estera che richiede al fornitore italiano di ricevere la fattura via Peppol, quindi come deve muoversi un’azienda che intende ottimizzare i propri processi di fatturazione da e verso l’estero? Diverse aziende gestiscono ancora questi processi in modo piuttosto inefficiente, basandosi su modalità analogiche (fattura cartacea, file PDF via e-mail) e/o strumenti verticali integrati con gli ERP che assicurano conformità con specifici paesi o aree geografiche. In molti casi tutto ciò – pur essendo ammissibile da un punto di vista della normativa – si discosta enormemente dal concetto di efficienza: basti pensare che, così facendo, l’azienda è costretta ad acquistare applicazioni ogni volta che acquisisce clienti in nuovi paesi. Oltre al fatto che la normativa cambia di continuo ed è, quindi, necessario che tutti i fornitori si impegnino ad aggiornare tempestivamente gli applicativi.

L’ipotesi ideale è una piattaforma unica di invoice management in grado di gestire in modo efficiente i processi di fatturazione da e verso l’estero. Ciò significa integrazione con i processi aziendali, quindi con l’ERP e la soluzione documentale, ma anche flessibilità rispetto a svariati tracciati dati (EDI, XML, UBL, TXT, ecc.), specifiche, normative, standard dei vari paesi che possono incidere in modo importante sui processi di conservazione, di firma, sui formati supportati, sui tracciati, sui canali e protocolli di comunicazione. Una soluzione ideale di invoice management internazionale è in grado di assicurare compliance fiscale e aggiornamenti rispetto a diversi paesi e aree geografiche, senza limitare le ambizioni di espansione internazionale dell’azienda.

Posta la già rilevata necessità di strumenti ad hoc, la fatturazione elettronica internazionale può essere gestita internamente o in outsourcing, facendo perno sull’esperienza e la competenza del partner: l’outsourcing si rivela, soprattutto in ambito internazionale, una mossa estremamente azzeccata data la complessità dei processi e, soprattutto, l’obbligo di sottostare a continui aggiornamenti normativi. Un sistema terzo deve assicurare anche la gestione delle ricevute, notifiche e di conservare a norma avendo cura di rispettare le specifiche nazionali.