Il codice destinatario nella fattura elettronica

Il codice destinatario è uno dei nuovi termini che abbiamo imparato a conoscere con l’avvento della fattura elettronica, come cedente/prestatore (chi emette la fattura), cessionario/committente (chi la riceve), SdI (il sistema di interscambio per lo smistamento delle fatture) e così via.

Anche chi ha scelto di affidarsi a terzi, per esempio il commercialista, per la gestione esternalizzata della fatturazione elettronica, ha dovuto imparare quali fossero i dati necessari per richiedere fattura ai propri fornitori.

Anche chi è esente dall’obbligo di fatturazione elettronica, dovendo ricevere fatture passive per lo più elettroniche, deve fare i conti con la nuova normativa.

Ma non per tutti è sempre chiaro cosa sia essenziale per avere la sicurezza che la fattura arrivi a destinazione. E capita spesso che fornitore e cliente abbiano una visione diversa: questo genera confusione e frustrazione.

Cos’è cambiato rispetto al passato? Chi ha un’attività ha sempre chiesto e ricevuto la fattura senza tante preoccupazioni: bastava fornire partita IVA e/o codice fiscale, sede legale, e la fattura veniva stampata o spedita. I pochi errori gravi erano corretti facilmente: bastava una telefonata e la fattura veniva rigenerata senza troppi affanni, e soprattutto, senza alcun (o quasi) limite di tempo.

Con l’avvento della fatturazione elettronica, e dei limiti di tempo stringenti posti fino ad ora sulla data della fattura, 12 giorni dall’erogazione del servizio per l’emissione, 5 giorni dalla ricevuta di errore per la rigenerazione, la faccenda si è circondata di ansia. La fattura inoltre viene generata da un software, che prende i dati dall’anagrafica, riceve quelli relativi a prodotti/servizi fatturati, e compila il file XML che viene mandato al SdI. Nella maggior parte dei casi, chi emette la fattura non capisce a priori se la fattura è corretta o sbagliata, quindi rifiutata per un vizio per lo più formale.

Un’attenta analisi dei feedback riportati dal nostro customer care, che dall’inizio abbiamo deciso di non riservare solo i nostri clienti, ma di fornire assistenza anche ai clienti dei nostri clienti, cioè i cessionari delle fatture emesse, indica che vale la pena di fare un po’ di chiarezza sull’argomento.

Prima di tutto, osserviamo come si sono comportate le Aziende di servizi per le varie utenze fornite a privati e aziende, professionisti, associazioni. Ebbene, non hanno cambiato una virgola nell’emissione della fattura, che contiene gli stessi dati che le varie utilities possedevano già nelle proprie anagrafiche.

Ciò è sorprendente! Ma allora il codice destinatario? Il codice alfanumerico di 7 caratteri, per nulla mnemonico in cui lo zero viene sempre immancabilmente confuso con la O, perché lo dobbiamo ricordare a memoria?

In effetti è bene precisare che non è obbligatorio indicare il codice destinatario in fattura, né inserendolo correttamente in fattura siamo certi che la fattura sia recapitata senza errori al destinatario voluto. Il sistema di interscambio infatti richiede che il codice fiscale, e la partita IVA se indicata, siano presenti in anagrafe tributaria e, verificati positivamente gli altri requisiti formali della fattura, la mette a disposizione in un’apposita area dedicata al destinatario corrispondente al codice fiscale indicato in fattura.

Allora è inutile?

Per niente, anzi è utilissimo se usato nel modo corretto.

Allora è utile leggere le specifiche tecniche emanate dal Direttore dell’Agenzia delle Entrate, per capire che la procedura seguita dal Sistema di Interscambio nella elaborazione delle fatture elettroniche, rispetta la seguente sequenza:

1. se il soggetto ricevente ha l’indirizzo telematico al quale desidera ricevere le fatture elettroniche, provvede al recapito secondo le indicazioni fornite;
2. se l’elemento informativo del file fattura CodiceDestinatario contiene un valore corrispondente ad un canale di trasmissione attivo, inoltra il file fattura al canale individuato.

Questo vuol dire che se il cessionario della fattura ha associato alla propria partita IVA un indirizzo telematico (codice destinatario), registrato all’Agenzia delle Entrate, qualsiasi valore sia stato specificato in fattura sarà ignorato. Quindi l’essenziale è registrare il codice destinatario sul sito dell’Agenzia delle Entrate .

Un ultimo accorgimento: per permettere al SdI di recapitare senza errori la fattura, è necessario comunicare al fornitore la propria anagrafica fiscale corretta. Sembra banale, ma sempre in base all’analisi degli errori esaminati dal nostro customer care è importante ricordare che:

• Le aziende devono comunicare sia codice fiscale che partita IVA, soprattutto se diversi.
• I liberi professionisti e le ditte individuali, oltre alla partita IVA devono comunicare il codice fiscale del titolare dell’attività.
• Le associazioni non in possesso di partita IVA, devono comunicare solo il codice fiscale.

Una verifica col proprio commercialista può essere utile.