Come tutelarsi dallo smarrimento delle fatture elettroniche e dalla mancata ricezione delle notifiche

Gli effetti di una fattura smarrita

Man mano che aumenta la confidenza con gli aspetti della fattura elettronica, gli effetti positivi sono sempre più evidenti. Prendiamo per esempio il caso di una fattura acquisti smarrita, al tempo della fatturazione cartacea.

Chi ha una partita IVA sa che nella maggioranza dei casi era possibile recuperare una copia del documento perso rivolgendosi direttamente al fornitore. Altrimenti, per non incorrere in sanzioni a causa di perdita di documenti fiscali, era necessario far ricorso a tutti quei documenti (note spese, estratti conto etc.) che potessero permettere la ricostruzione del costo.

Dall’avvento della fatturazione elettronica B2B, svanisce la possibilità di chiedere una copia, perché il documento digitale va ricevuto e conservato a norma in originale.

Per cogliere appieno i vantaggi della fatturazione elettronica, e tutelare clienti ed utenti del nostro sistema, dopo poco più di un mese dal rilascio, abbiamo già implementato il meccanismo automatico che utilizza i nuovi servizi web messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate col Provvedimento del 23 settembre 2020, dedicati proprio alla quadratura di documenti fiscali ed eventuale reinoltro in caso di disallineamento.

Da qualche settimana gli utenti della nostra piattaforma di fatturazione elettronica non avranno più bisogno di controllare il cassetto fiscale per verificare che nessuna fattura si sia smarrita. Benfapp è in grado di recuperare quelle che eventualmente il SdI non è riuscito a trasmettere.

Quadratura fatture passive

Una fattura elettronica non si può smarrire, per definizione: una volta inoltrata al SdI dal cedente (chi emette fattura), essa viene recapitata all’indirizzo telematico registrato per il cessionario (destinatario della fattura). In ogni caso viene recapitata sul cassetto fiscale.

Trattandosi però di sistemi informatici che cooperano a distanza, è possibile che si verifichino dei momenti (di solito istanti) di indisponibilità dei server, di cadute di connessione, ecc. che compromettono il buon esito della trasmissione del documento digitale.

C’è da dire che l’evento di mancata trasmissione della fattura non è certamente frequente, però in questi quasi due anni di servizio si sono verificati casi, risolti sempre con procedure di allineamento manuale on-demand.

Uno dei due nuovi servizi web dell’Agenzia delle Entrate permette ai titolari di un canale telematico certificato di verificare automaticamente l’allineamento tra fatture trasmesse e quelle effettivamente ricevute e di chiedere il reinoltro di quelle eventualmente mancanti.

Inserito nei sistemi di controllo automatici di Benfapp, questo meccanismo mette i nostri utenti definitivamente al riparo dai disallineamenti fra le fatture presenti sul cruscotto dell’area riservata e quelle ricevute nel cassetto fiscale, risolvendo finalmente l’incombenza della trasmissione delle fatture al commercialista, che le riceve tutte nello stesso istante in cui arrivano sul sistema.

Quadratura notifiche fatture attive

Le notifiche senz’altro più attese sono quelle che riguardano le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione , perché da esse dipende il buon esito del pagamento.

Le PPAA infatti possono esplicitamente accettare o rifiutare una fattura ricevuta da un fornitore di prodotti o servizi, secondo il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze n. 132/2020 , che restringe la casistica delle cause di rifiuto valide, indicando il motivo del rifiuto.

Trascorso il periodo disponibile per il rifiuto, il SdI notifica la decorrenza termini al cedente perché porti avanti la propria procedura per ottenere il pagamento.

Per le stesse cause tecniche di cui sopra, può capitare che la trasmissione delle notifiche non avvenga correttamente, lasciando quindi il prestatore dei servizi nell’incertezza che la fattura sia stata accettata dall’amministrazione.

Il secondo dei servizi web rilasciati permette ai titolari di un canale telematico certificato di verificare l’allineamento fra le notifiche trasmesse e quelle effettivamente ricevute e di chiedere il reinoltro di quelle eventualmente mancanti.

Inserito nei sistemi di controllo automatici di Benfapp, questo meccanismo consente ai nostri utenti di ricevere con certezza informazioni sullo stato di tutte le fatture, tra cui quelle alla PA.